保育園･幼稚園･介護施設･学校の緊急時連絡網のご提案
ここでは、保護者との連絡用にホームページとメール、SNSを利用したサービス例をご覧いただきます。災害時の不安を少しでも解消できるツールとしてご活用いただきたく存じます。
震災時のネットワーク網の状況を分析し、比較的安定していたインターネット回線を使い、緊急時の連絡網を構築します。 ホームページはもちろん、SNSとの連携やメール配信も同時に行います。様々なサーバーを経由する事で負荷分散が行え、身近に利用していたSNSツールも災害時の連絡網として役立ちます。
災害が発生し、電話等がつながらない状況が発生したと、仮定します。
固定電話はつながらない状態になりますが、インターネットは繋がっている可能性があります。また、スマートフォンなどの機器から携帯電話会社の回線を使うと、インターネットが比較的つながりやすい事も確認しています。
1.ホームページに現状を書き込みます。
パソコンやスマートフォン、タブレットなどからホームページにアクセスします。今の現状や避難先など必要な情報を書き込みます。
2.書き込み完了後自動的にSNSに書き込まれます。
新着情報などに書き込みが完了した数秒後にサーバーが自動的に連携しているSNSへ情報を転送します。リンク先も自動で付きますので、SNSから情報を得ることが可能です。 サーバーの負荷を押さえSNSなどに拡散する事で、幅広く情報提供が可能になります。
3.続いてメール配信を行います。
先ほど記入したURLを添付したメーリグリストをメールコントロールパネルから配信します。 すると、あらかじめ登録されていたメールの宛先全員にメールが届きます。(注意2) 但し、保護者の方にはメールにURLが記載されていると拒否する設定になっている場合には、このメールをお届けできません。その場合を回避するために、「園のホームページをご覧ください」または「園のツイッターを･･･」「園のfacebookを…」とご案内することもよいでしょう。
ホームページ掲載とメール送信2つを行う理由
実は災害時に携帯電話会社のメールサーバーがパンクし、相手に届かなかったケースが報告されています。そのため、ホームページに掲示することと、メールの送信と両方でご案内することでどちらかで確認が取れる事を想定しています。また、日頃からのアナログの緊急連絡網を設定しておく事でより情報を幅広く伝えることが可能でしょう。
注意2:災害時の携帯電話会社のメールサーバーは混雑し、パンクしている事が確認されています。比較的繋がりやすいサーバーはgmailやyahooなどで、更に繋がりやすいサーバーは独自ドメインを持つご自身のレンタルサーバーなどです。弊社のサーバーをご利用いただければよりメールの配信にも時間がかからず重要な情報をお伝えすることが可能です。
メールアドレスの登録は登録用のメールアドレスに空メールを送るだけ。解除は、解除用のメールアドレスに空メールを送るだけです。メールアドレスを登録したり、削除したりするメンテナンスは不要です。また、QRコードもご準備できますので、携帯電話やスマートフォンなどから、QRコードでメールの送信が行える器機であればメールアドレスの打ち込みも不要です。後は、登録したお客様でメールのフィルタリングの設定がある場合には送られてくるメールの受信許可を行う必要があります。